Viestintäsuunnitelma

Johdanto

Tämä viestintäsuunnitelman tarkoituksena on määritellä projektin yhteydessä käytetyt viestintämenetelmät ja kanavat. Selkeällä ja yhdenmukaisella viestinnällä varmistetaan informaation kulku ja vaikutetaan projektin laatutavoitteiden toteutumiseen.

Projektin osapuolet

Projektin osapuolet voidaan jakaa viestinnän näkökulmasta kolmeen eri ryhmään:

Projektiryhmän jäsenet (Henri Huotari, Kari Pitkäniemi, Hannu Kujanpää, Kalle Riuttanen, Samu Vesiluoma; Teams, Whatsapp)
Projektin ohjaajat (Marko Rintamäki, Juho Pekki, Teemu Kontio; Teams)
Toimeksiantajan edustajat (Janne Laitinen, janne.laitinen@jamk.fi)

Tässä suunnitelmassa luodaan pohja projektiryhmän ja kahden muun projektin sidosryhmän väliselle viestinnälle.

Yleiset viestintäkanavat

Projektilla on käytettävissään viestintää varten: puhelin, sähköposti, Zoom, Teams ja Whatsapp kanavat, ilmoitustaulu sekä luonnollisesti erilaiset kirjallisen ja verbaalisen viestinnän muodot.

Kirjallisessa viestinnässä käytettävät mallit

Projektiin liittyvässä kirjallisessa viestinnässä käytetään Yrityksen viestintä –kirjassa (Kortetniemi, 1997) esitettyjä asiakirjamalleja / JAMKin raportointiohjetta. Dokumenttien elektroninen tallennusmuoto määritellään tarkemmin erityisessä dokumentointisuunnitelmassa.

Sisäinen viestintä

Projektin sisäisessä viestinnässä käytetään sekä formaaleja että epävirallisia kanavia. Projektiryhmä kokoontuu torstaisin projektityöskentelytilassa D332b, jossa suunnitellaan tulevan viikon tehtävät ja edellisen käydään läpi edellisen viikon tapahtumat. Kaikki projektiin liittyvä dokumentaatio säilytetään ryhmän core GitLab -repositoriossa, jota ryhmäläisten tulee aktiivisesti seurata.

Sekä sisäisen että ulkoisen viestinnän tukena käytetään lisäksi seuraavia apuvälineitä:

Teams kanava
Whatsapp ryhmä
Sähköposti
Puhelin

Viestintä ohjaajien kanssa

Projektiryhmän ja ohjaajien välisen viestinnän tehtävä on mahdollistaa ohjaajille esteetön ja täydellinen projektin seuranta ja sitä kautta antaa heille riittävät resurssit tukea projektin etenemistä. Keskeisin viestintäkanava tulee olemaan Kurssin Teams kanava sekä tiistaisin järjestettävät tapaamiset.

Viestintä toimeksiantajan edustajien kanssa

Projektiryhmän ja toimeksiantajan edustajien välisessä viestinnässä ovat keskeisessä asemassa tapaamiset ja sähköposti.

Viestintä ulkopuolisten kanssa

Viestinnässä ulkopuolisten kanssa käytetään projektiryhmäläisten omaa harkintaa. Osalle ulkopuolisista sidosryhmistä (muut projektit, osa laitoksen henkilökunnasta) on mahdollisuus viestiä Teams kanavan avulla. Lisäksi ulkopuolisille sidosryhmille on tarjolla informaatiota projektin www sivustossa.

Viestintävastaava

Kari Pitkäniemi (M2886@student.jamk.fi)
Poikkeustilanteissa Samu Vesiluoma (M2058@student.jamk.fi)

Lähteet

Alkuperäinen löytyy täältä!